邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，实现数据的高度集成化，中心化，并可实现实时监测等功能。

邮件备份其实是指数据副本，如果原有的邮件因损坏或者误删等操作而丢失了，可以启用备份的数据进行恢复，备份的目的主要是用于保护正在使用的数据。

一个是用于审计，一个是用于恢复，是不同的概念和功能。如果把邮件归档比作录像机，那邮件备份就是照相机，照相机的复制是不连续的，存在着时间差，而录像机对数据的复制是连续的，及时的。

以下是从具体几个方面来分析邮件归档技术优于传统备份技术：

1、数据保存速度不一样。

邮件归档是对邮件数据流进行复制和记录，邮件数据同步收集归档，邮件收发完成，归档也同时完成，真正实现所有邮件（包括本域内部互通邮件）的全部归档，此技术不会产生“时间差”问题，杜绝了可能出现的信息丢失、原始数据被变更篡改、恶意删除等风险，确保无邮件数据缺失，也真正解决电子举证时证据资料的完整性和通信过程的可追溯性。

而传统备份是在邮件产生后对邮件进行备份或先备份后发至邮件服务器，这两种技术都不是实时的，存在着存档的时间差，不能保证邮件数据的完整性和真实性。

2、数据的完整性不一样。

邮件归档是无缝式串联于邮件服务器前端，真正实现所有邮件（包括本域内部互通邮件）的全归档。而传统备份由于其备份技术产生时间差，且某些技术不能对本域内部互通邮件备份，因此不能保证数据的完整性。

3、系统兼容性不一样。

邮件归档是软硬件一体化设备，实现全品牌、全版本邮件系统支持，不存在系统的兼容性问题。传统备份技术对邮件服务器的依赖性强，系统兼容性差。

4、法规遵从度不一样。

邮件归档系统可全面遵从国内外各项相关政策和法规中关于邮件数据管理规范的要求，保障长期有效地对邮件数据进行安全保护、查询调阅、使电子邮件在企业机构中的应用合理合法。 

5、特定邮件的查询和恢复不一样。

邮件归档系统构建了完善的数据管理机制，提供高效的多条件复合邮件查询功能，历史邮件迅速精准定位，即时调阅。健全的个性化邮件恢复机制，让用户轻松找回自己遗失邮件和重要信息。细粒度归档策略设置、严格的权限划分体系和统一身份认证功能，有效保证了邮件数据的私密性。

如果企业把邮件归档系统集成到邮件系统中快速运用起来，不但方便管理，还节约人力、物力和财力，让企业得到最好的保障以及便利运作。