伴随着邮件的日常应用，所产生的邮件数据量日趋增多，如何将海量的邮件数据进行长期保存、实时调阅、快速恢复以及遵从相关法规等问题已经成为摆在邮件管理员面前的几大难题。在这些问题的促使下，邮件归档已经成为主流。

我们知道邮件是作为公司重要的通讯手段之一，邮件归档与其他的即时通讯工具最大的区别是它可以当做法律证据使用的。公司有必要知道员工对外或对内进行沟通联络的情况，尤其是一些对信息敏感的公司更是尤为重要。

当我们对公司的邮件进行归档操作后，保证了已经保存下的邮件都是最原始的，而且在归档服务器上邮件是无法进行删除和改动的。只有管理员可以在知道登录名和密码的情况下才可进行查询和恢复，以保证对公司机密外泄的时候可以进行及时的查询和处理。

企业做好邮件归档三大必要性

法规必要性：个人资料保护法规定，要求企业必须保存7年的邮件，尤其是遇到泄密稽核或诉讼时可以做为佐证数据。

稽核必要性：允许企业稽核人员或部门相关主管有弹性管理权限，可以快速查询所需邮件信息，并且相关的动作都有LOG纪录备存以保障企业邮件使用安全。

交接必要性：目前云端服务业者都是以使用者账号数计价，如果离职人员故意删除以往的信件，会造成接手人员讯息落差。

我使用云端邮件服务，云端服务商都会帮我备份，为何我还要自己备份呢？

目前多数云端服务商都具有「异地备援」的优势，会在不同的服务器主机间进行数据备份，可以避免当其中一台服务器损坏时，有数据遗失的风险。而这服务对企业邮件保存提高更安全性的维护。

但是对于企业客户端来说，自行备份的有2必要性。

1.完整保存公司历史邮件，当有稽核或争议问题发生时，可快速调阅。

2.虽然云端服务商提供异地备援的服务，但是计价费用比较高，成本往往超出企业想象，且邮件资料保存在别人家里(云端)，总是没有像放在自己家里这么安心。

邮件归档，独特的工作模式，全新的收集技术，实时地对邮件数据流进行复制和记录，邮件数据同步收集归档，邮件收发完毕，同时也归档完毕，真正实现所有邮件（包括本域内部互通邮件）的全归档。无归档“时间差”问题，杜绝了可能出现的信息丢失、原始数据被变更篡改、恶意删除等风险，确保无邮件数据缺失。也真正地解决电子举证时证据资料的完整性和通信过程的可追溯性。

邮件归档是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案，安装简单、管理方便，能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案。

邮件归档系统最终的目的是满足企业在邮件归档方面的应用，主要的邮件归档应用需求主要包括邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档。